۲-۲-۷ سازمان و مدیریت پورتفولیوی
(شکل ۲-۶) سازمان و مدیریت پورتفولیوی
۲-۲-۷-۱ تعیین اهداف استراتژیک
امروزه سازمانها با توجه به محیطهای رقابتی و تقابل با تغییرات مداوم، می کوشند تا با توجه به رسالت خویش و با در نظر گرفتن وضعیت درونی و بیرونی خود اهداف استراتژیک خود را تعیین و مبنای تدوین راهکارهای اجرای استراتژی خود قرار دهند. (آرچر و قاسم زاده،۱۹۹۹)
اهداف استراتژیک، اهداف میانی سازمان را تشکیل می دهند که امید می رود در افق زمانی سه تا پنج ساله تحقق یابند و این اهداف تعیین کننده مسیر شرکت در این افق زمانی بوده که در مدیریت سبد پروژه، مبنایی برای تخصیص منابع به حساب می آیند. یکی از مناسبترین رویکردهای تعیین اهداف استراتژیک، تشکیل جلسات تعاملی با مدیران ارشد است. در این جلسات پس از تعیین چشم انداز سازمان در قالب فلسفه وجودی و ارزش ها، اهداف استراتژیک با توجه به رسالت سازمان و از تعامل فکری مدیران ارشد به دست می آید. در این رویکرد بر خلاف پاره ای از روش های مرسوم، به رأی گیری و یا تحلیلهای آماری اکتفا نشده و از نظرات و دلایل افراد صاحب نظر در تعیین و توافق نظر بر اهداف استراتژیک استفاده می شود. (لورمن،۱۹۹۸،ص۸۹-۹۹)
۲-۲-۷-۲ فلسفه وجودی
سازمانها بر اساس یک طبقه بندی کلی به دو دسته انتفاعی و غیر انتفاعی تقسیم می شوند. سازمانهای غیر انتفاعی بر اساس خواسته های نهادهای بالادستی و بر اساس نیازها و الزامات طبقه خاص ایجاد شده است. اهداف این سازمانها در وهله اول رفع نیازها و برآورده سازی انتظارات مربوطه می باشد. سازمانهای غیر انتفاعی نیز همانطور که از نامشان پیداست بر پایه کسب سود بنا شده اند. لذا سازمانها اعم از انتفاعی و غیر انتفاعی با توجه به فلسفه وجودی شان اهداف استراتژیک خود را تبیین و برای دست یابی به آن با اتکا به ابزارهای مناسب تلاش خواهند نمود.
۲-۲-۷-۳ تکالیف و مأموریت سازمان
تکالیف، مواردی هستند که سازمان بنا بر قدرتهای بیرونی به صورت رسمی و غیر رسمی ملزم به انجام آنها یا عدم انجام آنهاست. الزامات رسمی معمولا” به صورت قوانین، آیین نامه ها، فرامین، بندها و ماده ها، امتیازها و .. تدوین می شوند و ساده تر از مأموریت قابل شناسایی اند. الزامات غیر رسمی به صورت تضمینی در هنجارها الزام می یابند.
۲-۲-۷-۴ نیازهای درون سازمانی
هر سازمانی بر پایه نیازهای درونی و مسایل و مشکلاتی که در افق کوتاه بلند و مدت بلند با آنها روبروست اقدام به برنامه ریزی استراتژیک می نماید. برنامه ریزی استراتژیک بر پایه رفع مسایل کلیدی جاری و موضوعات استراتژیک آتی به تدوین استراتژی های مناسب می پردازد. لذا در تعیین اهداف استراتژیک سازمانها، نیازهای درون سازمانی و برون سازمانی نقش محوری خواهند داشت.
۲-۲-۷-۵ تحولات محیط بیرونی
امروزه تغییر شرایط محیطی سازمانها به عنوان یک معیار بسیار مهم در برنامه ریزی بلند مدت مورد توجه قرار می گیرد. تحولات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و تکنولوژیکی در محیط پیرامونی سازمان، تأثیر بسیار قابل توجهی بر عملکرد آنها خواهد داشت. بدون در نظرگیری این تغییر و تحولات، تصمیم گیری و همچنین واکنش به تهدیدها و فرصتهایی که در فراروی سازمان قرار می گیرند بسیار پیچیده می باشد. بدون تجزیه و تحلیل تحولات محیط پیرامونی از یک طرف بسیاری از تهدیدهای بالقوه به بحران منجر شده و عملکرد سازمان را به چالش می کشند و از طرف دیگر ممکن است بسیاری از فرصتهای فراروی سازمان نادیده گرفته شوند زیرا فرصتها در محیطهای پیچیده امروزی بسیار زود گذر خواهند بود.
بهر حال تحولات محیط پیرامونی نیز نقش قابل توجهی در تدوین استراتژی های سازمان خواهند داشت.
۲-۲-۸ تأثیر برنامه پورتفولیوی روی استراتژی
تاثیر برنامه پورتفولیو روی استراتژی از طریق چهار محور زیر بدست میآید:
۱- حفظ همسویی پورتفولیوی: اجزا پورتفولیوی باید با حداقل یکی از اهداف استراتژیک همسو باشند.
۲- تخصیص منابع مالی: اولویت هر یک از اجزا، تصمیم گیری در خصوص تخصیص منابع مالی را هدایت میکند.
۳- تخصیص منابع انسانی: اولویت هر یک از اجزا، اقدامات جذب و برنامه ریزی منابع انسانی را هدایت میکند.
۴- سهم هر جز در اهداف: هدف از انجام هر جز از پورتفولیوی، دستیابی به اهداف استراتژیک
است.
۲-۲-۹ اهداف مدیریت پورتفولیوی پروژه
مدیریت پورتفولیوی پروژه به دنبال پاسخ به پرسش هایی مانند ” چه پروژه ای را باید بپذیریم ؟
” و چه پروژه ای را باید رد کنیم؟” می باشد و می کوشد تا در ضرورتهای استراتژیکی و تاکتیکی سازمان تعادل ایجاد کند، لذا می توان مدیریت پورتفولیوی پروژه را دستیابی به بهترین سطح تجاری یا کسب و کار با منابع محدود تعریف کرد. (هاول و اندرسون، ۱۹۹۶،ص۵۴-۵۷)
آنچه مدیریت پروژه انجام میدهد این است: مدیریت کسب و کار از طریق پورتفولیوی یکپارچه ای از پروژه ها
به طور خلاصه میتوان اهداف مدیریت پورتفولیوی پروژه را بصورت زیر خلاصه کرد:
- ماکزیمم کردن ارزش پورتفولیوی از طریق بررسی دقیق طرحها و پروژه های کاندید شده برای ورود به پورتفولیوی و حذف پروژه هایی که اهداف استراتژیک سازمان را تأمین نمی کنند.
- ایجاد تعادل در پورتفولیوی پروژه از طریق افزایش و کاهش سرمایه جهت استفاده بهینه از منابع که این موارد با انجام فعالیتهای زیر محقق می شوند.
- ارتباط پورتفولیوی با استراتژی تجاری
- دستیابی به توازن و ترکیب درستی از پروژه ها
حداکثر سازی ارزش پورتفولیوی (هاچنسون،۱۹۹۸، ص ۲۹)
هدف غایی ارتباط میان استراتژی سازمان و مدیریت پورتفولیوی ایجاد برنامه های متوازن و اجرایی برای دستیابی به اهداف سازمانی می باشد.
مدیریت پورتفولیوی پروژه موثر می تواند به زندگی مدیر پروژه کمک کند، تا آسانتر و با هوشیاری حرفه ای بیشتر کار کند.
و مهمتر اینکه به سازمان کمک می کند تا حجم کاری پروژه هایش را برای کسب اهداف استراتژیک در زمان استفاده از منابع محدود تنظیم کند، ولی مدیریت سبد پروژه بدون تخمین درست از منابع مورد نیاز و اطلاعات درست در مورد مصرف واقعی منابع نمی تواند مؤثر باشد.
۲-۲-۱۰ دلایل اهمیت مدیریت پورتفولیوی پروژه
مدیریت پورتفولیوی و اولویت بندی پروژه های محصول جدید یکی از وظایف اصلی مدیریت است. دلایل مهمی که مدیریت پورتفولیوی را به یکی از وظایف اصلی مدیریت تبدیل کرده است عبارتند از: (یزدانپناه،۱۳۸۸)
۱- مالی : بیشینه سازی بازده، بیشینه سازی سودآوری، و دستیابی به اهداف مالی
۲- حفظ موقعیت رقابتی کسب وکار: جهت افزایش فروش و سهم بازار
۳- اختصاص مؤثر و درست منابع کمیاب
۴- ایجاد رابطه بین انتخاب پروژه و راهبرد کسب و کار: پورتفولیوی تشریح راهبرد است پس باید از آن حمایت نماید.
۵- رسیدن به تمرکز: انجام ندادن بسیاری از پروژه ها به علت محدودیت منابع و تخصیص منابع به پروژه های بزرگ
۶- رسیدن به توازن: توازنی درست بین پروژه های بلند مدت و کوتاه مدت و پروژه های دارای رسیک بالا و ریسک پایین، سازگار با اهداف سازمان
۷- ایجاد ارتباط بهتر میان اولویتها در داخل سازمان بصورت عمودی و افقی
۸- ایجاد واقع بینی بهتر در انتخاب پروژه و رهایی از پروژه های نامطلوب
۲-۲-۱۱ جایگاه و مزایای مدیریت سبد پروژه در سازمان
اولویت بندی سبدهای پروژه ساخت در شرکتهای پیمانکاری با رویکردمدیریت ...